先按客戶與專案整理錄音，為每場會議加上清楚的日期及標題，再逐一製作並核對跟進摘要。摘要應分開列出需求、已確認決議、行動項目及待確認問題。Oak 提供專案、搜尋、逐字稿、會議摘要及 Ask AI，配合這個流程；發送跟進內容前，仍由你確認細節。
如果檔案夾內都是「會議最終版」和「新錄音」，可先從下一場需要回覆的對話開始，再用同一方法處理積壓錄音。目標是找到正確的紀錄，並清楚知道下一步。
錄音應如何命名及分類？
標題固定包含客戶名稱或代碼、會議日期及目的，再按所屬工作分類。
例如 CLIENT-A_2026-10-07_requirements-review 是命名示意，讓同事毋須先播放錄音，也知道是哪場對話。如公司要求使用客戶代碼，請避免把敏感名稱放進檔案名稱。
上載至 Oak 時，可選擇或建立專案。錄音可按專案、日期範圍或處理狀態篩選，也可用關鍵字搜尋標題、專案及逐字稿。把同一客戶合作範圍的錄音歸入一個專案，日後較容易找到相關對話。
客戶跟進摘要應包含甚麼？
包括客戶需要、已議定事項、下一步，以及仍待確認的問題。選擇能清楚區分這些內容的格式。
以下是可自行調整的建議範本，並非保證每份 AI 摘要都會自動包含這些欄位。
| 章節 | 應包含的內容 |
|---|---|
| 會議背景 | 客戶或代碼、專案、日期、參加者及目的。 |
| 客戶需求 | 討論過的需要與限制，以及相關金額或日期。 |
| 已確認決議 | 只列出會議紀錄能支持的決定。 |
| 下一步行動 | 任務、負責人及限期。缺少的資料標示「未確認」。 |
| 待確認問題 | 依賴條件、仍在考慮的選項，以及需要再向客戶查問的問題。 |
| 來源參考 | 需要核實的重要說話所對應的時間戳。 |
以下是示意情況：客戶要求雙語建議書，但未確認交付日期。摘要應記下語言要求，並把日期列作待確認事項；不要把曾經提出的日期直接寫成承諾。
內部觀察與準備發給客戶的內容，應分開處理。錄音中可能有團隊需要知道、但不適合放進客戶電郵的資料。
如何用 Oak 製作跟進摘要？
打開一場會議，以適合的格式生成筆記，再針對這段錄音向 Ask AI 提問。
已有錄音時，可上載檔案並選擇專案、日期、語言及標題。若會議尚未舉行，可在瀏覽器記錄現場會議，或讓 Oak Bot 加入 Google Meet、Zoom 或 Microsoft Teams。錄音到筆記的基本流程，可參考 AI 會議摘要指南。
錄音處理後，檢閱逐字稿及摘要。Oak 提供現成摘要範本，也可使用自己的提示或上載文件，建立自訂摘要格式。選擇符合任務的格式，毋須每次從頭重寫。
製作這份摘要時，可試用以下 Ask AI 提示：
只根據這場會議，撰寫客戶跟進摘要，分為：客戶需求、已確認決議、下一步行動及其負責人與限期，以及待確認問題。缺少或不確定的資料標示「未確認」。如有來源時間戳，請一併列出。不要自行補上承諾。
這段提示說明你需要甚麼，但不保證回答會完全符合每個條件。請閱讀草稿，並透過 Ask AI 的時間戳引用，核對相關片段。
也可以分開問：「這場會議討論過哪些交付日期？」或「客戶要求我們澄清甚麼？」每條問題，都以正在查看的錄音為範圍。
發送前應核對甚麼？
對照來源核實名稱、金額、決議、行動及未解決條件，再按收件人的需要整理內容。
並排查看逐字稿與筆記，重播有疑問句子的錄音。逐項確認：
- 這是已議定事項、建議，還是曾經提及？
- 被列為負責人的人，是否接受了任務？
- 日期是限期、估算，還是其中一個選項？
- 原本附帶的條件，有沒有保留？
有需要時修改筆記。會議筆記可下載為 Word .docx，逐字稿可匯出為 .txt 或 .srt。Ask AI 可以根據這場會議撰寫跟進電郵草稿，由你檢閱並自行發送。
進一步的檢閱方法，可參考 檢閱與編輯 AI 摘要。
如何逐步處理積壓錄音？
按需要跟進的工作處理。先選尚未完成的承諾，或今天有人需要查閱的對話。
用專案及日期篩選縮小範圍。標題不清楚時，可搜尋當時提及的字詞。為紀錄加上實用標題、製作摘要，再把已核對的文件存放於團隊慣用的文件系統。
訂明誰核對摘要、誰負責回覆，避免已匯出的草稿被當成已批准的客戶紀錄。下一段錄音沿用同一格式，每份摘要都保留與其原始錄音的連結。
常見問題
可以整理以前的客戶會議錄音嗎？
可以。上載支援格式的音訊或影片檔案，並歸入專案。請在 定價頁 確認方案錄音分鐘及每段錄音長度限制。
Oak 會代我發送客戶電郵嗎？
Ask AI 可根據會議準備草稿。由你核對內容、選擇收件人，並自行發送。
先從需要回覆的那段錄音開始。 免費試用：查看方案及試用詳情，把對話整理成可以核對、可以使用的摘要。