會議摘要範本決定 Oak 生成筆記的形狀。你有三個選擇：一般摘要（預設四節）、來自不斷擴充範本庫的現成範本，以及以你自己格式上載的自訂範本。大部分會議用一般摘要即可；只在某類會議需要不同形狀時，才動用範本。
會議摘要範本，是會議與公司其他部分之間的一份契約。形狀對了，後續流程自然順暢；形狀錯了——或把同一形狀強加於所有會議類型——大家就會不再看那些筆記。好消息是，在 Oak 你毋須從一張白紙設計範本：你由一個已經行之有效的結構出發，只在需要時才調整。
重點摘要
- 一般摘要是預設。每個會議都會有四個固定章節——會議概覽、參加者、會議細節、行動項目——毋須任何設定。
- 會議細節按主題分組。Oak 把討論要點歸類於主題標題之下，令最長的一節仍然易於掃讀。
- 現成範本貼合特定會議類型。範本庫不斷擴充，現包括需求收集、專案同步、董事會會議與課堂摘要，在某類會議需要特定形狀時套用。
- 自訂範本貼合你自己的格式。上載你現有的格式，Oak 便會依此生成摘要。
- 切勿把同一形狀強加於所有會議。預設使用一般摘要，只在會議類型確有需要時才切換範本。
一般摘要：預設結構
在預設情況下，Oak 為每個會議生成一般摘要，每次都是同樣四個章節。一致性正是重點——當標題從不移位，同事就會養成閱讀習慣，並確切知道該看哪裡：
| 章節 | 內容 |
|---|---|
| 會議概覽 | 標題、機構、時間／地點 |
| 參加者 | 出席人員 |
| 會議細節 | 討論內容，要點歸類於主題標題之下，而非一大團沒有區分的文字 |
| 行動項目 | 每項任務附負責人與限期 |
對大部分日常會議——stand-up、sync-up、客戶通話——一般摘要已經足夠。會議細節內的主題分組，正是令再長的討論都保持可讀的關鍵。
現成範本：針對特定會議類型
當某類會議需要特定形狀時，可套用 Oak 的現成範本代替一般摘要。它們可即時使用——毋須自行建構——而範本庫持續擴充，因此以下例子只是現況一瞥，並非完整清單：
| 範本 | 最適合 |
|---|---|
| 需求收集 | 以擷取需求為目標的探索與範圍界定會議 |
| 專案同步 | 最重視進度與下一步的定期專案檢視 |
| 董事會會議 | 需要結構化紀錄的正式管理層會議 |
| 課堂摘要 | 以記錄授課內容為目標的講座、培訓與課堂 |
新的現成範本會定期推出，因此這個組合會持續擴充。若你的會議類型能清晰對應某個可用範本，就用它；若對應不上，一般摘要或自訂範本會更合適。
自訂範本：你自己的格式
當團隊已有既定的會議紀錄格式——董事會文件版面、客戶報告結構、監管紀錄——你可把它上載為自訂範本，Oak 便會依此生成摘要。對於需要輸出直接嵌入現有文件或流程、而毋須人手重新排版的團隊，這正是可行之路。它在法律案件紀錄與電視台節目專屬格式上尤其有用，因為那些紀錄的形狀，本身就由工作性質所固定。
如何選擇
- 大部分會議用一般摘要。毋須設定，已涵蓋多數情況。
- 會議類型明確對應時，用現成範本——董事會會議、需求收集、專案同步、課堂。
- 當輸出必須依照團隊或監管機構既定格式時，用自訂範本。
常見錯誤
範本問題大多源於兩種做法。第一是把同一形狀強加於所有會議——把董事會範本套在一個快速 stand-up 上，只會產生一堆空白章節；把 stand-up 的形狀套在董事會會議上，則會失去正式紀錄。第二是過於頻繁地切換範本，令一致性崩壞——範本的價值，在於同一類會議永遠以同一方式輸出。選定預設、把經常舉行的會議類型與範本對應一次，然後就放手不動。
Oak 電視台方案
採用本文所述流程的實際客戶部署。
常見問題
Oak 的預設會議摘要格式是甚麼？
是一般摘要，為每個會議生成，包含四個固定章節：會議概覽（標題、機構、時間／地點）、參加者、會議細節（討論按主題標題分組），以及行動項目（各附負責人與限期）。毋須任何設定。
Oak 提供哪些現成範本？
一個不斷擴充的範本庫，並會定期推出新範本。現有例子包括用於探索與範圍界定的需求收集、用於定期專案檢視的專案同步、用於正式管理層會議的董事會會議，以及用於講座與培訓的課堂摘要。當你的會議類型對應得上，就套用；否則一般摘要已經足夠。
我可以用自己的會議摘要格式嗎？
可以。把你現有的格式上載為自訂範本，Oak 便會依此生成摘要。對於會議紀錄必須嵌入既定文件或監管紀錄、而毋須人手重新排版的團隊，這正是可行之路。
我應否為每個會議使用不同範本？
不應。大部分會議用一般摘要，只在某類會議確實需要不同形狀時，才切換至現成或自訂範本。把同一形狀強加於所有會議，或不斷更換範本，都會破壞令摘要有用的一致性。
不同範本之間，行動項目如何擷取？
在每種格式中，行動項目都帶同樣三個部分——任務、負責人與限期——因此無論用哪個範本都保持可追蹤。至於它們如何擷取並跟進至完成，詳見由摘要到行動項目與跟進。