人手做會議紀錄令團隊付出雙重代價：負責的人無法全程投入會議，事後又要花數小時整理。AI 會議紀錄把他的工作由打字變成簡短檢閱，令他能全程參與，而會議紀錄亦快得多完成。對廣東話而言，檢閱者只需核對 AI 草稿，而毋須自行翻譯成正式中文。
在大多數香港辦公室，做會議紀錄的角色都會交給較資淺的同事。他在會議中一邊聽一邊打字，之後再花大半個下午整理文件。機會成本相當可觀——而會議本身的質素亦受影響，因為做會議紀錄的人其實並未真正參與對話。
重點摘要
- 人手做會議紀錄令你付出雙重代價。負責的人錯過了會議，事後還要花數小時撰寫。
- AI 改變這份工作，而非取消它。負責做會議紀錄的人由會議中打字，轉為會後簡短檢閱——並且能夠參與討論。
- 廣東話多一重翻譯成本。人手把口語廣東話寫成正式書面中文既慢又易錯；有了 AI 草稿，翻譯就變成核對。
- 先並行，後切換。AI 與人手並行兩星期，是團隊建立信任、繼而淘汰人手流程的方法。
- 切勿省略並行階段。省略了，大家就會繼續做人手筆記作為安全網——結果兩套系統都要付出成本，卻得不到任何一方的好處。
人手做會議紀錄的真實代價
大多數團隊注意到的代價，是事後的整理時間——資淺同事把粗略筆記變成像樣文件所花的數小時。但更大而隱藏的代價，是會議本身。被指派打字的人無法同時思考、質疑或貢獻，因此每個由他做紀錄的會議，機構都少了一位參與者。以一季的每週會議計算，那是一個人相當可觀的專注力，花在轉錄而非工作上。人手做會議紀錄屬於那類看似便宜的工作，因為無人為它開單；實際上卻很昂貴，因為它悄悄耗掉了執行者的時間與專注。
自動化會議紀錄實際取代了甚麼
值得說清楚：AI 會議紀錄並非取代做紀錄的人，而是改變他的工作。他毋須在會議中打字，而是會後花幾分鐘檢閱 AI 草稿——確認行動項目與負責人，修正有偏差的地方。在會議進行期間，他像其他人一樣參與。會議紀錄依然完成，時間卻大幅縮短，而原本埋首抄筆記的人，重新回到會議之中。角色由速記員轉為編輯，既更有槓桿，亦大為減少枯燥。
| 人手做會議紀錄 | AI 會議紀錄 | |
|---|---|---|
| 會議進行時 | 負責的人一邊聽一邊打字 | 負責的人全程參與 |
| 會議之後 | 數小時整理與排版 | 簡短檢閱 AI 草稿 |
| 該同事的角色 | 速記員 | 編輯 |
| 廣東話翻譯 | 人手處理，是錯誤來源 | 即時草擬，由檢閱者核對 |
廣東話特有的難題
人手做廣東話會議紀錄，多了一重純英文團隊從未遇過的難處：會議以口語廣東話進行，但會議紀錄卻預期是正式書面中文。這意味着負責的人並非單純轉錄——他要在時間壓力下，實時在語言的兩種語域之間翻譯。這個翻譯步驟本身就是不準確的來源，因為它取決於一個人在趕時間下的理解。Oak 即時處理這一點：它產出的 AI 草稿已採用團隊偏好的書面形式，令檢閱者的工作由執行翻譯，變成核對翻譯。單單這個改變，就移除了舊流程中最易出錯、最耗時的部分。至於這對模型為何困難、Oak 又如何處理，詳見廣東話轉錄指南。
如何在不失信任下完成過渡
團隊常犯的錯誤，是貿然切換，然後在 AI 第一次出錯時悄悄回頭。可靠的做法，是刻意建立信任：
- AI 與人手並行運作。大約兩星期內，繼續做人手筆記，同時生成 AI 草稿。團隊比對兩者，親自看清 AI 在哪些地方站得住腳——這是靠實績贏得信心，而非單憑要求。
- 細看最初幾份草稿。密切留意首批 AI 摘要：確認行動項目、核對負責人，並記下結構漏掉的地方。這能同時校準團隊的期望與檢閱者的眼光。
- 達標後才淘汰人手流程。當 AI 流程持續更快，而且質素達到或高於標準，才停止人手筆記。不要提早——並行階段正是令這次切換安全的關鍵。
切勿省略並行階段。省略了，團隊便從未建立信任，於是繼續做人手筆記作為安全網——結果你要為兩套系統付出成本，卻得不到任何一方的好處。至於取代打字的那個檢閱在編輯層面如何進行，詳見檢閱與編輯 AI 摘要。
這項做法的應用場景
最明顯是法律部署，當中做會議紀錄的負擔沉重，而紀錄必須精確；以及全員大會與 Town Hall，傳訊同事以往要花一個下午，撰寫一個半間公司都無法出席的會議紀錄。
Oak Town Hall 方案
採用本文所述流程的實際客戶部署。
常見問題
AI 會議紀錄會取代做紀錄的人嗎？
不會——它改變他的工作。他毋須在會議中打字，而是全程參與，之後花幾分鐘檢閱 AI 草稿，確認行動項目與負責人。角色由速記員轉為編輯，既更快，亦更有槓桿。
為何人手做廣東話會議紀錄更困難？
因為會議以口語廣東話進行，但會議紀錄卻預期是正式書面中文，於是負責的人要實時在兩種語域之間翻譯——這一步既慢又易錯。Oak 產出的 AI 草稿已採用團隊偏好的書面形式，令檢閱者只需核對翻譯，而毋須自行執行。
如何在團隊不失信任的情況下改用 AI 會議紀錄？
讓 AI 與人手筆記並行約兩星期，讓團隊比對兩者、看清 AI 在哪些地方站得住腳。細看最初幾份草稿，並只在 AI 版本持續更快、而且質素達到或高於你的標準時，才淘汰人手流程。並行階段正是令切換安全的關鍵。
自動化會議紀錄實際能省多少時間？
最大的節省是會後數小時的整理工作，會縮短成一次簡短檢閱。還有第二項較不明顯的節省：負責做紀錄的人不再因會議而分心，令機構在每個以往靠人手做紀錄的會議中，都多回一位參與者。
AI 草稿的準確度足以用於廣東話會議嗎？
草稿的好壞取決於底下的逐字稿，因此準確的廣東話轉錄與中英夾雜處理十分重要。有了這些基礎，檢閱者就是在核對與潤飾，而非重寫。底層準確度如何達成，詳見廣東話轉錄指南。