香港的全員大會經常以三種語言進行，而摘要必須同日以每位同事讀得懂的形式送達。做法是：以實際所講的語言生成一份逐字稿、產出結構化摘要、按受眾所需翻譯（Oak 支援 99+ 種語言），然後把各版本送到正確的渠道。
香港的全員大會，可能在一節之內由廣東話的管理層問答，轉到英文的工程更新，再到普通話的區域報告。筆記必須同日送達，並以每位同事都讀得懂的格式呈現。人手撰寫要花一個下午，因此大多數公司索性省略摘要——這意味着無法出席的同事甚麼都收不到，而聚集所有人的價值亦隨之流失。
重點摘要
- 一節會議，三種語言。典型的香港全員大會會在廣東話、英文與普通話之間切換，而且不會停下來宣告轉換。
- 摘要必須同日送達。一星期後才到、又或根本沒有的摘要，令舉行全員大會失去意義。
- 一份逐字稿，多個讀得懂的版本。記錄一次、摘要一次，然後翻譯成受眾所需的語言——Oak 可把摘要翻譯成 99+ 種語言。
- 摘要要保持宏觀。主題、公告、問答與按團隊劃分的行動項目——而非無人會看的逐句紀錄。
- 只需幾分鐘的摘要，才真的會發出。當多語言撰寫不再耗掉一個下午，摘要就不會再被省略。
三語摘要模式
令多語言全員大會摘要變得可行的流程，有三個動作：
- 以實際所講的語言生成一份逐字稿。把整節會議——廣東話、英文與普通話——記錄成一份連續的逐字稿，而非嘗試逐種語言分開處理。這建立於準確的廣東話與中英夾雜記錄之上。
- 產出結構化摘要，然後翻譯。由該逐字稿生成摘要一次，再翻譯成受眾閱讀的語言。Oak 支援翻譯成 99+ 種語言，令講廣東話的管理層、講英文的工程師與講普通話的區域辦事處，各自取得可據以行動的版本。
- 把各版本送到正確渠道。把每種語言的摘要推送到該受眾實際會看的地方——全公司頻道、區域群組、管理層討論串。摘要只有落在有人會看的地方才有作用。
人手投入總量只是一次簡短檢閱，而非一個下午的人手撰寫與翻譯。這個成本差異就是關鍵所在：它令摘要由「我們打算做的事」，變成「每次全員大會之後都會發生的事」。
全員大會摘要該包含甚麼
全員大會摘要理應以宏觀為設計原則。出席過的人毋須逐字稿，沒有出席的人也不會讀；因此摘要要以「可快速掃讀」來證明自己的價值。由於 Oak 支援自訂範本，傳訊團隊可圍繞真正重要的欄位，塑造一套全員大會格式：
| 章節 | 記錄內容 |
|---|---|
| 主題（3 至 5 個） | 這次會議真正圍繞的幾件事 |
| 重要公告 | 有甚麼改變、議定或推出 |
| 管理層問答 | 提出了哪些問題，以及管理層如何回答 |
| 按團隊劃分的行動項目 | 各團隊現在負責甚麼 |
| 下次會議議程 | 接下來會有甚麼，讓大家知道要準備甚麼 |
避免逐句細節。摘要的職責，是讓錯過會議的人在幾分鐘內趕上進度、知道自己團隊要做甚麼——而非重現整場會議。
為何「同日」如此重要
全員大會摘要的價值衰減得很快。同日下午送達的摘要，會在會議仍然相關時傳到大家手上——決定仍然新鮮，某人心中的疑問仍然未散。要花一星期才做好的摘要，在時機過去之後才到；而從未寫成的摘要，則令公司一部分人只能靠猜。同日摘要過往之所以罕見，並非傳訊團隊不想做；而是製作一份細心的多語言撰寫，確實要耗掉一個無人有的下午。把它壓縮成一次簡短檢閱，才終於令同日摘要成為預設，而非例外。
這項功能的應用場景
應用於Oak Town Hall 方案，配備專為香港全員大會而設的多語言摘要流程。
Oak Town Hall 方案
採用本文所述流程的實際客戶部署。
常見問題
如何為三語全員大會製作同日摘要？
生成一份涵蓋所有所講語言的逐字稿、由此產出結構化摘要，然後把摘要翻譯成受眾閱讀的語言，並把各版本送到正確渠道。人手投入只是一次簡短檢閱，而非一個下午，這正是令同日摘要變得可行的關鍵。
Oak 能以多於一種語言產出摘要嗎？
可以。由單一逐字稿出發，Oak 生成摘要並可翻譯成 99+ 種語言，令講廣東話的管理層、講英文的工程師與講普通話的區域辦事處，各自取得可閱讀、可據以行動的摘要——而毋須有人人手撰寫三次。
全員大會摘要該包含甚麼？
保持宏觀：三至五個主題、重要公告、管理層問答、按團隊劃分的行動項目，以及下次會議議程。避免逐句細節——出席者毋須，缺席者亦不會看。自訂範本可讓傳訊團隊固定採用這些章節。
為何大多數公司會省略全員大會摘要？
因為一份細心的多語言撰寫，過往要耗掉一個無人有的下午，於是摘要悄悄從清單上消失——令無法出席的同事甚麼都收不到。當摘要只需一次簡短檢閱而非半天，它就不會再被省略。
摘要能準確記錄廣東話、英文與普通話嗎？
這取決於底下的逐字稿，因此準確的廣東話、中英夾雜與多語言記錄十分重要。有了這些基礎，整節會議便落在一份逐字稿之中，而摘要建構於忠實的紀錄之上。詳見廣東話轉錄指南。